Bedienungsanleitung HP OfficeJet Pro 8740 (Seite 59 von 177) (Englisch)

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Extract just the text, without any of the formatting of the

original

Select TXT from the Format pop-up menu.

Extract the text, as well as some of the formatting of the

original

Select RTF from the Format pop-up menu.

Extract the text and make it searchable in PDF readers Select Searchable PDF from the Format pop-up menu.

7. Click Save.

Guidelines for scanning documents as editable text

Use the following guidelines to ensure the software successfully converts your documents.

● Make sure the scanner glass or document feeder window is clean.

Smudges or dust on the scanner glass or document feeder window can prevent the software from

converting the document to editable text

● Make sure the document is loaded correctly.

Make sure the original is properly loaded and that the document is not skewed.

● Make sure the text on the document is clear.

To successfully convert the document to editable text, the original must be clear and of high quality.

The following conditions can cause the software to not convert the document successfully:

– The text on the original is faint or wrinkled.

– The text is too small.

– The structure of the document is too complex.

– The text is tightly spaced. For example, if the text that the software converts has missing or

combined characters, "rn" might appear as "m."

– The text is on a colored background. Colored backgrounds can cause images in the foreground to

blend too much.

● Choose the correct prole.

Be sure to select a shortcut or preset that allows scanning as editable text. These options use scan

settings designed to maximize the quality of your OCR scan.

Windows: Use the Editable Text (OCR) or Save as PDF shortcuts.

OS X: Use the Documents with Text preset.

● Save your le in the correct format.

If you want to extract just the text from the document, without any of the formatting of the original,

select a plain text format, such as Text (.txt) or TXT.

If you want to extract the text, as well as some of the formatting of the original, select Rich Text Format,

such as Rich Text (.rtf) or RTF, or searchable PDF format, such as Searchable PDF (.pdf) or Searchable

PDF .

Create a new scan shortcut (Windows)

You can create your own scan shortcut to make scanning easier. For example, you might want to regularly

scan and save photos in PNG format, rather than JPEG.

ENWW Scan 49

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HP OfficeJet Pro 8740 Seite 59

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