A31003-P3010-U103-16-7619, 03/2014
myPortal for Outlook, User Guide 5
Contents
5.3.3 Desktop Dialer and Clipboard Dialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.3.1 How to Make a Call via the Desktop Dialer or Clipboard Dialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.3.3.2 How to Configure the Desktop Dialer and Clipboard Dialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.3.4 Screen Pops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.3.4.1 How to Enable or Disable Screen Pops on Inbound Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
5.3.4.2 How to Enable or Disable the Opening of Outlook Contacts on Inbound Calls. . . . . . . . . . . . . . . 72
5.3.4.3 How to Enable or Disable Screen Pops on Outbound Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.3.4.4 How to Enable or Disable the Closing of Screen Pops at the End of a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.3.4.5 How to Enable or Disable Screen Pops for New Voicemails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.3.4.6 How to Enable or Disable Screen Pops for New Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
5.3.4.7 How to Enable or Disable the Opening of the Messages Window for New Voicemails . . . . . . . . 74
5.3.4.8 How to Enable or Disable the Opening of the Messages Window for New Fax Messages . . . . . 75
5.3.4.9 How to Enable or Disable the Screen Pop with an Overview on Starting myPortal for Outlook . . 75
5.3.4.10 How to Enable or Disable the New User Interface with Screen Pops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
5.4 Conferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
5.4.1 Ad-hoc Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.4.1.1 How to Configure and Initiate an Ad-hoc Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.4.1.2 How to Display your Own Ad-hoc Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.4.1.3 How to Add Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.4.1.4 How to Disconnect a Conference Participant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.1.5 How to Reconnect Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.1.6 How to Remove Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.1.7 How to Expand a Call into an Ad-hoc Conference (not possible with OpenScape Office) . . . . . . 85
5.4.1.8 How to Specify another Conference Controller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.4.1.9 How to End an Ad-hoc or Scheduled Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.4.1.10 How to Repeat an Ad-hoc Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.4.1.11 How to Delete an Ad-hoc Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.4.2 Scheduled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
5.4.2.1 How to Configure a Scheduled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.4.2.2 How to Display your Own Scheduled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.4.2.3 How to Determine the Dial-in Number for a Scheduled, Permanent or Open Conference . . . . . . 93
5.4.2.4 How to Determine the Conference ID for a Scheduled or Permanent Conference. . . . . . . . . . . . 94
5.4.2.5 How to Change the Password for a Scheduled or Permanent Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5.4.2.6 How To Display a Scheduled, Permanent or Open Conference as the Conference Controller . . 95
5.4.2.7 How to Extend a Scheduled Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.4.2.8 How to Reschedule a Scheduled Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.4.2.9 How to Delete a Scheduled or Open Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.4.2.10 How to Reschedule a Conference Appointment for a Conference Series . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5.4.2.11 How to Delete a Conference Appointment for a Conference Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.4.3 Permanent Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.4.3.1 How to Configure a Permanent Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.4.3.2 How to Display your Own Permanent or Open Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
5.4.3.3 How to Delete a Permanent Conference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
5.4.4 Open Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
5.4.4.1 How to Configure an Open Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
5.4.5 Web Collaboration Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
5.5 Voice and Fax Messages (UC Suite). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
5.5.1 Voicemail box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
5.5.1.1 How to Determine the Call Number for your Voicemail Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
5.5.1.2 How to Select Recording or Announcement Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
5.5.1.3 How to Record an Announcement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
5.5.1.4 How to Import an Announcement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
