35
het document een memo of telefoonrapport is, zal Kleos zijn ingebouwde
tekstverwerker gebruiken. Er wordt een bijgewerkte versie van het document naar de
cloud geüpload wanneer u de bewerking beëindigt en de tekstverwerker sluit door het
bestand op te slaan.
• Bekijken. Deze optie downloadt een kopie van het geselecteerde document en opent
het met de juiste software. Het originele document wordt niet bijgewerkt in de cloud.
• Verzenden. Deze optie is vergelijkbaar met de optie 'Nieuwe e-mail', maar in dit geval
wordt het geselecteerde bestand als een bijlage van de e-mail toegevoegd. Als het
geselecteerde bestand geen pdf is, biedt Kleos de mogelijkheid het document te
converteren naar een pdf en het in plaats van het originele bewerkbare document te
versturen.
• Doorgeefluik bewerken en sluiten. Met deze optie kunt u de toegewezen
doorgeefluiken van het geselecteerde document beheren. Met de optie bewerken kunt
u een nieuw doorgeefluik aanmaken of een bestaand wijzigen. De optie Sluiten
verwijdert de aan het geselecteerde document toegewezen doorgeefluiken.
• PDF/Aanmaken. Deze optie is alleen beschikbaar voor DOC- en DOCX-documenten. Ze
maakt een kopie van het geselecteerde document in pdf-formaat. De pdf-versie van het
document wordt opgeslagen ter aanvulling van het originele DOC/DOCX-document.
Standaard worden de pdf-bestanden gegenereerd in uw lokale computer. Er moet een
virtuele printer geïnstalleerd zijn op de lokale computer (bijvoorbeeld PDFCreator). Het
is mogelijk Kleos zo te configureren dat het bestand wordt gegenereerd met een
algemene pdf-generator die in de Kleos-cloud gehost wordt. De activering van deze
optie bevindt zich in het configuratiescherm / tabblad Algemeen / knop Mijn voorkeuren
/ tabblad Documenten. Zie
• Deel 4 - Referentie, Het configuratiescherm, Algemeen op pagina 61.
• PDF/Bekijken. Met deze optie kunt u de pdf-versie van een document bekijken. De pdf-
versie moet eerder zijn aangemaakt via de functie PDF/Aanmaken.
• PDF/Verwijderen. Deze optie verwijdert de pdf-versie van een document dat eerder
werd aangemaakt via de functie PDF/Aanmaken.
• Eigenschap. Deze optie toont een dialoogvenster om de naam, de beschrijving of het
dossier van het geselecteerde document te wijzigen.
• Afdrukken. Met deze optie kunt u het geselecteerde document afdrukken.
• Kopieer naar. Met deze optie kunt u een lokale kopie maken van een document. U moet
de bestandssysteemmap kiezen via een dialoogvenster. U kunt meerdere documenten
selecteren en ze allemaal tegelijk downloaden. Alle documenten worden dan in dezelfde
bestandssysteemmap gedownload.
• Kopie. Deze optie maakt een kopie van het geselecteerde document.
• Autorisatie. Met deze optie kunt u de toegangsrechten tot het document beheren. U
kunt toegangsrechten verlenen of intrekken voor elk document van de databank.
• Geschiedenis. Deze optie toont een dialoogvenster met de lijst van wijzigingen van het
geselecteerde document.
• Rapporten. Deze optie opent het rapportselectievenster. In dit venster is het mogelijk
de rapporten met betrekking tot documenten te selecteren en af te drukken.
