Bedienungsanleitung Mitel 5550 IP Console (Seite 29 von 84) (Englisch)

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Call Handling Basics ♦ 23

Holding Calls and Retrieving Held Calls

You can place up to six callers on hold while you check for information

or page the person that the caller is requesting.

When a call has been placed on hold, the held call information

appears in the Calls On Hold display.

The Calls On Hold display is customizable, so you can select the

columns of call information that you want to see, and you can re-size

the columns to show more or less information. See page 38 for a list

of the call information columns that you can view and customize.

To place a call on hold

• Press Hold.

To retrieve a call on hold

You can retrieve a call on hold only when the Source and/or

Destination area on the screen is clear:

1. Press Retrieve, and dial the position number of the call (1-6)

you want to retrieve

Double-click the entry in the Calls on Hold display

Press Retrieve and then the star key (

) on the keypad to retrieve

the longest-held call.

2. Speak to the caller.

3. Press [Dial DEST] to release the call to the original Held For

party, if the caller wishes to try to reach that person again.

Note: If you have annotated or added notes to the call, refer to those

notes so that you don’t have to ask again for the caller’s name or the

name of the person the caller wishes to reach. See “Annotating Calls”

on page 23 for details.

Annotating Calls

Annotating calls on hold allows you to keep track of multiple held calls

and handle them more efficiently.

Record specific call information (for example, “Urgent!”) using the

Notes field in the Source, Destination or Calls on Hold areas. These

notes stay with the call until you release the call to the extension that

the caller is trying to reach, or until the call returns as a recall.

Annotate calls on hold with “Hold For” information using [Hold For]

in either the Phone Book search results area or the Busy Lamp Field

area.

To add a note to an incoming or held call

1. Answer or retrieve the call.

2. Click the Notes field in one of these areas:

- Source area (that is, while you are speaking with the caller),

- Destination area (that is, while you are speaking to the per-

son the caller wishes to reach), or

- Calls on Hold display (that is, after you have held the call).

3. Type the desired message, and press

- ENTER to accept the message, or

- ESC to cancel the message that you typed.

4. Press Hold.

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Mitel 5550 IP Console Seite 29

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