Bedienungsanleitung Siemens myPortal Outlook (Seite 26 von 159) (Englisch)

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26 myPortal for Outlook, User Guide

Presence Status and CallMe Service

Visibility of your Presence Status

For each subscriber in the internal directory, you can specify whether that

subscriber can see your Presence status other than Office and Call-Me as well

as the scheduled time of your return and any info text you may have entered.

Automatic Update of Presence Status via Outlook Appointments

You can automatically control your Presence status via Outlook appointments

(but not for those that have been proposed or declined) by using specific

keywords in the Subject line. You can choose between the following calendars:

• Exchange calendar (on the Exchange Server)

The automatic update of the presence status via Outlook appointments

occurs independently, regardless of whether or not your PC is running. The

administrator must configure the Exchange Calendar Integration for this

function.

• Outlook calendar

The automatic update of the presence status via Outlook appointments

requires myPortal for Outlook to have been started on your PC.

You can use the following keywords:

•Meeting

•Sick

•Break

•Gone Out

• Vacation

• Lunch

•Gone Home

The keywords depend on the language set for the user interface. The keywords

may be located anywhere in the Subject line. If the Subject line contains more

than one such keyword, only the fist takes effect. When this function is enabled,

your Presence status changes automatically at the start and end time of the

relevant appointment. The check for calendar appointments occurs at 30-second

intervals.

NOTICE: When enabling this function, please bear in mind that

any Outlook appointments with these keywords in the Subject line

could lead to undesirable changes in your Presence status.

Consequently, you may nee to change the Subject line if needed.

Automatic Creation of Outlook Appointments when Absent

You can have appropriate Outlook appointments created automatically when you

are absent by a change in your Presence status. The Subject line of the

corresponding Outlook appointment consists of your Presence status and the text

"(Auto)", for example: "Meeting (Auto)". The start and end times for the

appointment involved correspond to your entries in myPortal for Outlook. The end

time of the Outlook appointment remains unchanged in the event of a possibly

delayed return. You can define whether the Outlook appointments should be

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Siemens myPortal Outlook Seite 26

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